E-İrsaliyenin Hukuki Geçerliliği ve Önemi

Paylaş:

E-İrsaliye Nedir?

E-İrsaliye, geleneksel kağıt ortamında düzenlenen sevk irsaliyesinin dijital dönüşüm kapsamında elektronik ortamda oluşturulmuş halidir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenen, iletilen ve saklanan resmi bir belgedir.

E-irsaliye, dijital dönüşüm, işletmelerin iş süreçlerini hızlandıran ve maliyetleri düşüren en önemli adımlardan biri haline gelmiştir. Türkiye'de e-dönüşüm kapsamında yürürlüğe giren e-irsaliye sistemi, 2022 itibarıyla 10 milyon TL ve üzeri brüt satış gelirine sahip firmalar için zorunlu hale getirilmiştir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) verilerine göre, e-irsaliye kullanımına geçen işletmeler, kağıt israfını %80 oranında azaltarak hem çevreye hem de operasyonel verimliliğe katkı sağlamıştır.

E-İrsaliyenin Amacı 

E-İrsaliye, malın sevki sırasında düzenlenen ve taşıma sürecinin yasal olarak belgelendirilmesini sağlayan bir dokümandır. Kağıt irsaliyenin tüm hukuki geçerliliğine sahip olup, sevk edilen malların takibini kolaylaştırmak, kayıt dışı olmasını önlemek ve iş süreçlerini hızlandırmak amacıyla kullanılır.

E-İrsaliyenin Özellikleri

Elektronik Düzenleme: Kağıt irsaliyenin dijital versiyonu olup, tamamen elektronik ortamda hazırlanır ve saklanır.

Resmi Geçerlilik: GİB tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak düzenlendiğinde, kağıt irsaliye ile aynı hukuki statüye sahiptir.

Anlık İletim ve Doğrulama: E-İrsaliye, alıcı ve satıcı arasında elektronik sistemler aracılığıyla anında iletilir ve doğrulanabilir.

Dijital Arşivleme: Fiziksel depolama ihtiyacını ortadan kaldırarak, belgelerin güvenli bir şekilde dijital ortamda saklanmasını sağlar.

E-İrsaliyenin Avantajları

Kağıt Kullanımını Azaltır: Çevre dostu bir uygulama olup, kağıt israfını önleyerek maliyetleri düşürür.

Hızlı ve Güvenli İşlemler: Manuel işlemlere kıyasla daha hızlı düzenlenir, iletilir ve arşivlenir.

Yasal Uyum ve Denetim Kolaylığı: Vergi denetimleri sırasında dijital belgelerin kolayca sunulmasını sağlar.

Kayıt Dışılığı Önler: Ticari işlemlerin daha şeffaf bir şekilde yürütülmesine katkı sağlar.

E-İrsaliye Nasıl Düzenlenir?

E-İrsaliye, işletmelerin mal sevkiyatlarını dijital ortamda takip etmelerini ve düzenlemelerini sağlayan elektronik bir belgedir. E-İrsaliye düzenleme süreci şu şekilde gerçekleşir:

E-İrsaliye Programına Giriş

E-İrsaliye düzenlemek için öncelikle, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından onaylı bir yazılım programına ya da doğrudan GİB portalına giriş yapılmalıdır. Yazılım veya portal, işletmenin e-irsaliye kesebilmesi için gerekli entegrasyonu sağlar. Giriş yaptıktan sonra, sistemdeki kullanıcı arayüzü üzerinden işlem yapmaya başlanabilir.

Gönderici ve Alıcı Bilgilerinin Girilmesi

E-İrsaliye düzenlemek için gönderici ve alıcı bilgileri doğru bir şekilde sisteme girilmelidir. Gönderici bilgileri, genellikle vergi kimlik numarası ya da T.C. kimlik numarası üzerinden kaydedilir. Aynı şekilde, alıcı bilgileri de sisteme doğru bir şekilde entegre edilmelidir. Alıcı ve gönderici bilgilerinin doğruluğu, ilerleyen adımların sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesi için kritik önem taşır.

Mal Tanımı ve Sevk Bilgilerinin Girilmesi

E-İrsaliye düzenlerken sevk edilecek malların detaylı tanımları, miktarları ve sevk tarihi gibi bilgiler sistemde yer almalıdır. Bu aşamada, her bir ürünün adı, miktarı, birim fiyatı, ürün açıklamaları ve özel durumları (örneğin, ambalaj tipleri, etiketler) ayrıntılı olarak girilmelidir. Ayrıca, malın sevk edileceği tarih ve sevk yeri gibi lojistik bilgiler de eksiksiz olarak sisteme aktarılmalıdır.

İrsaliyenin Onaylanması

Tüm bilgiler girildikten sonra, sistemdeki tüm veriler dikkatlice kontrol edilmelidir. Herhangi bir hata veya eksiklik bulunmadığı doğrulandıktan sonra, e-İrsaliye elektronik ortamda imzalanarak onaylanır. Bu aşama, belgenin geçerli ve resmi olabilmesi için önemlidir. İmza, genellikle kullanıcı tarafından kullanılan bir e-imza veya GİB’in sunduğu özel bir yöntemle yapılır.

Gönderim ve Saklama

E-İrsaliye onaylandıktan sonra, GİB sistemi üzerinden alıcıya elektronik ortamda iletilir. Alıcı, bu e-İrsaliye’yi dijital ortamda alır ve onaylar. E-İrsaliye’nin düzenlenmesinin ardından, yasal saklama süresi boyunca bu belge dijital ortamda muhafaza edilir. Türkiye'deki vergi mevzuatına göre, e-irsaliye düzenlendiği tarihten itibaren belirli bir süre boyunca saklanmak zorundadır ve bu saklama süresi sonunda gerekli denetimler yapılabilir.

E-İrsaliye Zorunlu Mudur?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kriterleri karşılayan mükellefler için e-İrsaliye kullanımı zorunludur. Ancak, gönüllü olarak sisteme dahil olmak isteyen firmalar da e-İrsaliye kullanabilirler.

Sistemin Doğru Kullanımı: E-İrsaliye uygulaması üzerinden düzenlenen belgelerin eksiksiz ve doğru olduğundan emin olunmalıdır.

Zamanında Düzenleme: Sevk öncesinde e-İrsaliyenin düzenlenmesi ve GİB sistemine iletilmesi gerekmektedir.

Uygun Format Kullanımı: Belgenin GİB tarafından belirlenen formatlara uygun olması sağlanmalıdır.

Saklama Süresi: E-İrsaliye belgeleri, 10 yıl boyunca dijital ortamda saklanmalıdır.

İrsaliyenin Taşınması: E-İrsaliye düzenlendikten sonra, sevkiyat sırasında belgeye erişilebilir olması gerekmektedir.

E-İrsaliye Geçiş Zorunluluğu Nedir?

E-İrsaliye türleri incelendiğinde, kağıt bazlı sistemde sevk irsaliyesi ve taşıma irsaliyesi olmak üzere iki temel tür olduğu görülmektedir. E-irsaliye, sevk irsaliyesinin dijitalleştirilmiş halidir. Bir malın teslim alındığını belgeleyen ve alıcıya iletilen bu belge artık elektronik ortamda düzenlenebilir ve paylaşılabilir. Ancak taşıma irsaliyesi, sevkiyatın hangi araçla, hangi şoför tarafından ve hangi güzergah üzerinden yapıldığını gösteren belge olup, halen fiziki olarak araçta bulundurulması gerekmektedir. Bu ayrım, firmaların hangi belgeleri dijital olarak, hangilerini ise fiziksel olarak düzenlemesi gerektiğini anlamasına yardımcı olmaktadır. E-Fatura Sistemi: Tanımı, Avantajları ve Geçiş Süreci adlı makalemize göz atabilirsiniz.

Önemli tarihler arasında 1 Temmuz 2023’tür. Zorunluluk kapsamındaki firmaların bu tarihe kadar e-irsaliye sistemine geçişlerini tamamlamış olması gerekmektedir. Bununla birlikte, zorunluluk kapsamına girmeyen firmalar da gönüllü olarak e-irsaliye sistemine dahil olabilirler. Bu sayede işletmeler, dijital dönüşümden faydalanarak süreçlerini daha verimli hale getirme şansı yakalayabilirler.

Sonuç

E-İrsaliye, dijital dönüşümün işletmeler için sunduğu en önemli fırsatlardan biridir. Kağıt irsaliye kullanımını ortadan kaldırarak çevreye katkı sağlarken, iş süreçlerinin hızlanmasına ve verimliliğin artmasına olanak tanır. Aynı zamanda, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yasal düzenlemeler ile e-irsaliye kullanımı, hem kayıt dışılığın önlenmesine hem de denetim süreçlerinin daha kolay ve güvenilir bir şekilde yürütülmesine katkı sağlar. 2022 itibarıyla zorunlu hale gelen e-irsaliye uygulaması, yalnızca büyük işletmeler için değil, gönüllü olarak sisteme geçiş yapan küçük ve orta ölçekli firmalar için de önemli avantajlar sunmaktadır. Bu dijital dönüşüm, hem işletmelerin rekabet gücünü artırırken hem de çevresel sürdürülebilirliği desteklemektedir. Gelecekte, e-irsaliye uygulamasının yaygınlaşmasıyla birlikte daha fazla işletmenin dijital dönüşüm süreçlerini hızlandırması beklenmektedir.